電子データにより書類を保存する場合の要件

平成１５年５月２６日更新

　近年、労働者名簿、賃金台帳等をフロッピーディスクやCD-R、MO等の電子データで保存する企業が増えていますが、労働基準法や労働安全衛生法等により、適法と認められるためには、次の要件を満たしている必要があります。

１　賃金台帳等（労働基準法関係）

1. 電子機器を用いて磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等により調整された労働者名簿、賃金台帳に法定必要記載事項を具備し、かつ、各事業場ごとにそれぞれ労働者名簿、賃金台帳を画面に表示し、および印字するための装置を備え付ける等の措置を講ずること。
2. 労働基準監督官の臨検時等労働者名簿、賃金台帳の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。

２　健康診断個人票等労働（安全衛生法等関係）

　労働安全衛生法第66条第6項又は炭鉱災害による一酸化炭素中毒症に関する特別措置法第5条第4項に基づいて作成される健康診断個人票及びじん肺法第17条第1項に基づいて作成されるじん肺健康診断結果証明書については、光学式読み取り装置により読み取り、画像情報として光磁気ディスク等の電子媒体に保存する場合であって、下記の要件のいずれをも満たすときは、労働安全衛生法第103条第1項、炭鉱災害による一酸化炭素中毒症に関する特別措置法第5条第4項及びじん肺法第17条第2項に定める保存義務を満たすものとして取り扱われます。

1. 画像情報の安全性が確保されていること
   1. 記録された保存義務のある画像情報について、故意又は過失による消去、書替え及び混同ができないこと。また、電子媒体に保存義務のある画像情報を記録した日付、時刻、媒体の製造番号等の固有標識が同一電子媒体上に記録されるとともに、これらを参照することが可能であること。
   2. 同一の機器を用いて保存義務のある画像情報と保存義務のない画像情報の両方を扱う場合には、当該機器に保存義務のある画像情報と保存義務のない画像情報のそれぞれを明確に区別する機能を有していること。
2. 画像情報を正確に記録し、かつ、長時間にわたって復元できること
   1. 電子媒体、ドライブその他の画像関連機器について、保存義務のある画像情報を正確に記録することができること。
   2. 電子媒体に記録された保存義務のある画像情報を、法令が定める期間にわたり損なわれることなく保存することができること。
   3. 電子媒体、ドライブ、媒体フォーマット、データフォーマット、データ圧縮等のデータ保管システムについて、記録された画像情報を正確に復元することができること。また、同一個人の情報については、法令に保存義務のある期間にわたって経年的変化を見ることができ、かつ、労働基準監督官、労働衛生専門官又はじん肺診査医から閲覧等を求められた場合には、直ちに必要事項が明らかにされ、写しを提出することができる等、保存義務のある画像情報を必要に応じて速やかに利用できるシステムとなっていること。
3. 秘密の保持が確保されていること
   電子媒体に記録された保存義務のある画像情報が守秘義務を課せられた者以外の者によって利用され、又は参照されることを防止するシステムとなっていること。

上記により作成・保存することができる書類には、次のものがあります。

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